Join automatisiert bei Sandvik Tooling Supply Schmalkalden DSGVO-Verfahrensverzeichnisse mit Quam

Sandvik Tooling Supply Schmalkalden


Für den Schutz sensibler Personeninformationen stellt die Europäische Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) komplexe Anforderungen: Prozesse, Daten und weitere Informationen müssen jederzeit gut dokumentiert und verfügbar sein. Mit der DSGVO-Erweiterung von Quam helfen wir von Join dem globalen Hochtechnologieunternehmen Sandvik Tooling Supply, seinen Datenschutz durch automatisierte Verfahrensverzeichnisse und die Verknüpfung mit dem Qualitätsmanagement auf einfache und strukturierte Weise sicherzustellen.

Schmalkalden ist eine Zweigniederlassung der Sandvik Tooling Deutschland GmbH mit Sitz in Düsseldorf und gehört zur international tätigen Sandvik-Gruppe mit Hauptsitz in Sandviken, Schweden. Der Konzern beschäftigt ca. 47.000 Mitarbeiter in 150 Ländern. Innerhalb des Konzerns ist der Standort Schmalkalden die weltweit größte Produktionsstätte von Sonderwerkzeugen für zerspanende Bearbeitungszentren. Sandvik Tooling Supply Schmalkalden ist mit einem Exportanteil von mehr als 55% überwiegend international tätig.

Alles Wichtige in einer zentralen Wissensbasis mit Quam

Die DSGVO fordert ein Verfahrensverzeichnis mit der Auflistung aller Prozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, sowie die Dokumentation umfangreicher Zusatzinformationen: um welche Daten handelt es sich, warum werden diese erhoben, wo und wie lange werden sie gespeichert, durch welche Maßnahmen sind sie geschützt, und vieles mehr. Die Erstellung einer solchen Übersicht ist komplex, da sowohl Expertenwissen zu Prozessen wie auch im Datenschutz gefordert sind.

In die Umsetzung startete die Sandvik Tooling zunächst mit Excel, geriet damit aber schnell an die Grenzen. Insbesondere die vielfachen Vernetzungen und Interaktionen zwischen Prozessen und Datenflüssen konnten so nicht ausreichend dargestellt werden. Zudem hätten bereits bestehende Dokumentationen, z. B. in QM-Handbüchern, erneut aufwändig erfasst werden müssen.

Die Lösung war schnell gefunden – mit Quam, der leistungsstarken SharePoint-App für effizientes Prozessmanagement. Mit dem Organisationsinformationssystem Quam kann Sandvik in Schmalkalden jetzt das bestehende Qualitätsmanagementsystem, sämtliche Prozessbeschreibungen, Daten und Dokumentationen ohne großen Mehraufwand auf einer Plattform integrieren.

Damit entsteht eine 360°-Sicht auf jeden Prozess mit Metainformationen aus beiden Welten – den QM-Normenerfordernissen wie auch allen Datenschutz-relevanten Informationen. Das DSGVO-konforme Verfahrensverzeichnis wird automatisch generiert und ermöglicht damit jederzeit schnellen Zugriff auf die wichtigen Inhalte. Prozesse, Organisationsstrukturen und Zusatzinformationen werden vernetzt abgebildet und können detailliert auf Verbesserungspotentiale in allen Dimensionen analysiert werden.

Immenser Mehrwert durch Effizienz und Kostenersparnis

Entsprechend positiv ist das Fazit der Sandvik Tooling Supply Schmalkalden. Quam bündelt als Single-Point-of-Truth alle Informationen für uns in einer zentralen Wissensbasis und schafft damit einen immensen Wert durch Effizienz, Transparenz, Identifikation von Potentialen und Synergien sowie an Kostenersparnis.“, sagt Stefan Andres, Kaufmännischer Leiter.

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