Effiziente Speicherplatznutzung in Microsoft 365: So optimierst du SharePoint Online


Ist der SharePoint Online-Speicher deines Unternehmens ständig am Limit? Steigende Zusatzkosten für Speicherplatzerweiterungen sind oft die Folge. Ohne eine gezielte Strategie wird Speicherplatz ineffizient genutzt – durch unkontrollierte Versionierung, veraltete Dateien und große Mediendateien. Das kann nicht nur Arbeitsprozesse beeinträchtigen, sondern auch teuer werden.

Join hilft dir dabei, deinen SharePoint mit präziser Speicheranalyse, maßgeschneiderten Lösungen und Workshops zu optimieren und deine Speicherkosten zu senken. Durch gezielte Bereinigung kannst du bis zu 40 % sparen und unnötige Ausgaben vermeiden! Mit unserem Managed Cleanup analysieren und optimieren wir deinen SharePoint Online-Speicher – vollautomatisch und ohne Datenverlust. Du behältst die volle Kontrolle über deine wichtigen Inhalte, während überflüssiger Speicherplatz effizient freigegeben wird.

Ineffiziente Speichernutzung treibt die Kosten in die Höhe

Im Laufe der Zeit sammeln sich in SharePoint Online veraltete, doppelte oder ungenutzte Daten an. Microsoft berechnet Speicherplatz, der über das enthaltene Kontingent hinausgeht, mit etwa 0,20 € pro GB und Monat. Ohne eine klare Strategie wird Speicherplatz durch unkontrollierte Versionierung, große Mediendateien oder fehlende Richtlinien ineffizient genutzt.

Das Ergebnis: Steigende Kosten und beeinträchtigte Arbeitsprozesse.

Beispiel eines Kunden:

  • Ausgangslage: 7 TB Daten in SharePoint Online, 87 % Speicherauslastung
  • Nutzung: Dokumente, Bilder, Intranet & Collaboration
  • Ergebnis nach Managed Cleanup: 30-40 % Speicherplatzeinsparung
  • Finanzielle Wirkung: Einsparung von 2 TB = 400 € pro Monat, jährlich 4.800 € – bei voller Funktionalität!

So kann dein SharePoint Online-Speicher optimiert werden

SharePoint-Speicher in Microsoft 365 analysieren und optimieren

Bevor Maßnahmen ergriffen werden, lohnt sich eine genaue Analyse. Das SharePoint Admin Center in Microsoft 365 bietet hilfreiche Speicherberichte, um Speicherfresser zu identifizieren. Besonders die Versionierung von Dokumenten kann den Speicherverbrauch drastisch erhöhen. Eine klare Richtlinie zur Begrenzung der Versionen sowie die regelmäßige Bereinigung alter Dateien helfen, den Speicherverbrauch nachhaltig zu reduzieren.
Tipp: Versionslimits für Dokumente setzen und ältere Versionen außerhalb von SharePoint Online archivieren.

 

Große Dateien effizient verwalten

Videos, hochauflösende Bilder und andere speicherintensive Dateien belasten SharePoint Online erheblich. Die Lösung? Große Dateien in externe Speicherlösungen wie Azure Blob Storage auslagern. Dadurch bleibt SharePoint Online schlank und leistungsfähig. Diese Maßnahme verbessert nicht nur die Performance, sondern erhöht auch die Übersichtlichkeit der gespeicherten Daten.

 

Datenverwaltung mit klaren Regeln

Fehlende Richtlinien zur Datenverwaltung führen zu ineffizienten Strukturen und Sicherheitsrisiken. Eine durchdachte Governance-Strategie stellt sicher, dass Daten effizient gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Wichtige Maßnahmen sind:

  • Regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen
  • Implementierung klarer Richtlinien zur Datenhaltung
  • Automatisierte Lösch- und Archivierungsprozesse

Best Practice: Berechtigungen nach dem Prinzip „Minimal Privilege“ definieren – jeder Nutzer sollte nur auf die Daten zugreifen können, die wirklich benötigt werden.

Nutzer schulen und Best Practices vermitteln

Viele Speicherprobleme entstehen durch unstrukturierte oder doppelt gespeicherte Daten. Schulungen helfen dabei, Best Practices für eine effiziente Datenverwaltung zu vermitteln. Werden diese konsequent umgesetzt, lassen sich Speicherplatzprobleme langfristig vermeiden.
Automatisierungstools wie Power Automate in Microsoft 365 erleichtern zusätzlich wiederkehrende Aufgaben wie die Bereinigung veralteter Dateien. So können Prozesse effizienter gestaltet werden, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

 

Individuelle Workshops für langfristigen Erfolg

Eine nachhaltige Speicheroptimierung beginnt mit einer umfassenden Analyse und Strategieentwicklung. Individuelle Workshops helfen dabei, gezielt Optimierungspotenziale zu identifizieren und eine langfristige Lösung zu etablieren.

 

Unsere Lösung: Managed Cleanup für SharePoint Online

Mit Hilfe des Managed Cleanups wird dein SharePoint Online-Speicher analysiert und optimiert. Du behältst die Kontrolle über deine wichtigen Inhalte, während überflüssiger Speicherplatz effizient freigegeben wird.

Das bringt dir:

  • Direkte Kostenreduktion: Bis zu 30-40 % weniger Speicherkosten
  • Bessere Performance: Schnellere Ladezeiten und mehr Übersichtlichkeit
  • Compliance: Automatische Datenstrukturierung und sichere Verwaltung
Die Workshops werden individuell an die Bedürfnisse und Ziele jedes Unternehmens angepasst. So wird eine zukunftssichere Lösung geschaffen, die mit den neuesten Technologien und Sicherheitsstandards Schritt hält.

Setze auf eine strategische Speicherverwaltung – jetzt Beratungstermin anfragen!

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