Microsoft 365 als Türsteher für Rechtsanfragen: Ein smarter Zugang zur Rechtsabteilung der Software GmbH

Die Software GmbH, ein weltweit führender Anbieter von Softwarelösungen, suchte nach einer effizienten und flexiblen Möglichkeit, ihre rechtlichen Anfragen zentral zu verwalten. Die steigende Komplexität der Prozesse und die Anforderungen eines global agierenden Unternehmens erforderte Weiterentwicklung. Eine moderne, digitale Lösung sollte den gesamten Workflow – von der Anfrage bis zur Bearbeitung – optimieren.

Hier kam das Konzept einer Legal Front Door ins Spiel: ein cloudbasiertes, zentrales Portal, das speziell für die Software GmbH entwickelt wurde. Join, als langjähriger Microsoft-Partner, Spezialist für Microsoft 365 und SharePoint Online setzte die innovative Plattform, die den Zugang zu Rechtsanfragen neu definiert, um. Unterstützt von This is Legal Design, das für eine intuitive Benutzerführung sorgte, entstand eine Lösung, die Prozesse beschleunigt, die Zusammenarbeit optimiert und höchste Sicherheitsstandards gewährleistet.

Optimierungspotentiale heben

Die Software GmbH wollte unter anderem folgende Einschränkungen überwinden und entwickelte deshalb gemeinsam mit This is Legal Design ein individuelles Konzept für ihre Legal Front Door:

• Keine zentrale Plattform: Rechtliche Anfragen wurden dezentral und oft manuell bearbeitet, was Zeit und Ressourcen kostete.
• Eingeschränkte Flexibilität: Die lokale Infrastruktur war nicht optimal auf die Anforderungen globaler, standortunabhängiger Teams ausgelegt.
• Hoher Verwaltungsaufwand: Die Koordination und Dokumentation von Anfragen war ohne Zentralisierung und Automation mit unnötig hohem Aufwand verbunden.

Das Ziel war eine Lösung, die schnellen, sicheren Zugriff ermöglicht, die Zusammenarbeit fördert und gleichzeitig den hohen Standards der Software GmbH in puncto Datensicherheit und Skalierbarkeit gerecht wird. Bei der Implementierung kam die Expertise von Join ins Spiel.

Legal Front Door – Microsoft 365 als Türsteher für Rechtsanfragen

Join nutzte seine langjährige Erfahrung mit Microsoft 365 und SharePoint Online, um die Legal Front Door der Software GmbH zu implementieren – ein zentrales Portal, das auch weiterhin die Zukunftsfähigkeit der Software GmbH sichert.

Die maßgeschneiderte Lösung ermöglicht dem Unternehmen jetzt:

• Globaler Zugriff: Mitarbeitende können über Windows, Mac, iOS, Android oder Browser sicher auf das Portal zugreifen – egal, ob sie in Darmstadt, New York oder Singapur arbeiten.
• Smarte Funktionen: Drei Webparts wurden implementiert: die „Persönliche Ansprache“-Funktion, die „Contact Us“-Funktion und die „Legal Experts“-Funktion, eine intelligente Suche nach Rechtsexperten weltweit.
• Sichere Infrastruktur: Dank Microsoft 365 sind sensible Daten durch höchste Sicherheitsstandards und regelmäßige Azure-Backups geschützt.

Warum Microsoft 365?

Microsoft 365 wurde für die Implementierung der Legal Front Door gewählt, weil es eine nahtlose, sichere und effiziente Lösung für die Anforderungen der Software GmbH mit bereits vorhandenen Bordmitteln bietet:

• Perfekte Integration: Tools wie Teams, Outlook und OneDrive wurden eingebunden, um die Zusammenarbeit in einem globalen Unternehmen zu optimieren.
• Kostenoptimierung: Durch Automatisierung wird die Umgebung nur bei Bedarf aktiv, was Ressourcen spart.
• Skalierbarkeit: Die Lösung passt sich flexibel an wachsende Anforderungen und neue Standorte der Software GmbH an.
• Datensicherheit: Azure Backup und Compliance-Funktionen garantieren den Schutz sensibler Daten.

Mehr Effizienz und Flexibilität für die Software GmbH

Mit der Legal Front Door haben This is Legal Design, Join und die Software GmbH eine Arbeitsumgebung geschaffen, die es ermöglicht, Rechtsanfragen schneller, präziser und transparenter zu bearbeiten. Die intuitive Oberfläche erhöhte die Akzeptanz der Mitarbeitenden weltweit. Gleichzeitig entlastet die Automatisierung und ein 24/7-Monitoring die IT-Abteilung der Software AG, indem potenzielle Probleme frühzeitig erkannt werden.

Join zeigt mit diesem Projekt, wie fundiertes Microsoft-Wissen und starke Partnerschaften Herausforderungen in praktische Vorteile umwandeln können – passend zur Digitalisierungsstrategie der Software GmbH.

„Mit der Legal Front Door haben wir unsere rechtlichen Prozesse effizienter und zukunftssicher gestaltet. Microsoft 365 bietet uns die nötige Flexibilität und Sicherheit. Die Zusammenarbeit mit Join und This is Legal Design war entscheidend für den Erfolg dieses Projekts.“

– Jonas Klein, Senior Legal Counsel & Manager Legal Technology bei der Software GmbH