Teams-Einführung beim Nordrhein-Westfälischen Familienunternehmen Thieme
Wie so viele Unternehmen, hatte auch Thieme, ein Fachhandel für Zerspanungs- und Spanntechnik aus Nordrhein-Westfalen, zunächst die Standard Office 365 Anwendungen im Einsatz. Outlook, Word, Excel und PowerPoint aus der Cloud sind zwar zeitgemäß, aber trotzdem erst der Anfang. Die Microsoft Plattform birgt weitere, noch wichtigere Vorteile und lässt die unternehmensinterne und -übergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter ankommen.
Ein erstes In-House Pilotprojekt bei Thieme hat nicht nur die eben genannten Potentiale, sondern auch die ein oder andere Wissenslücke aufgedeckt. So suchte Thieme nach einem erfahrenen Partner und wurde bei der Join fündig.
Schritt 1: Discovery Workshop
Das gemeinsame Projekt startete mit einem Discovery Workshop vor Ort. Dieser erste Schritt dient nicht nur dazu die Möglichkeiten von Teams aufzuzeigen, sondern auch diese den Anforderungen gegenüberzustellen. Dabei ist es wichtig die internen Prozesse zu thematisieren, welche abgebildet werden sollen. Microsoft bietet verschiedene Tools für ähnliche Problemstellungen, was manche Anwender überfordern könnte. Im Rahmen des Workshops kann ein optimaler Mix an Anwendungen zusammengestellt werden, damit eine Lösung entsteht, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist.
Neben der etwas allgemeineren Ziele im Bereich der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Teams, stand die unternehmensweite Aufgabenverwaltung mit Planner ganz oben auf der Anforderungsliste. Um alle Notizen und Gesprächsprotokolle einsehen und Wissen transferieren zu können, wurde OneNote unter die Lupe genommen. Außerdem sollte Microsoft Dynamics, welches bereits im Einsatz war, in Teams integriert werden, um Dashboards dort direkt betrachten zu können. Im Workshop wurde auch festgestellt, dass Thieme zunächst auf ein klassisches Intranet verzichten kann, da für die interne Kommunikation auch ein organisationsweites Teams genügt.
Da Thieme außerordentlich gut auf den Workshop vorbereitet war, entstand eine fachliche Konzeption in nur wenigen Stunden, so dass die restliche Zeit dem Admin Center gewidmet werden konnte. Im Handumdrehen wurden Einstellungen vorgenommen, um die Umgebung an die Compliance und Datenschutzrichtlinien des Unternehmens anzupassen.
Schritt 2: Teams Rollout-Konzept
Für das Rollout von Teams wurde eine umfangreiche Teams-Matrix erarbeitet. Diese allumfassende Übersicht beinhaltete alle Teams Namen, dazugehörige Kanäle, deren Besitzer und Mitglieder, sowie die zu integrierenden Apps mit den entsprechenden Datenschutzeinstellungen. Eine einheitliche und standardisierte Namenskonvention sorgt für eine schnelle Orientierung der Nutzer. So ist es auf einen Blick ersichtlich, ob es sich um ein Abteilungs- oder Projektteam handelt und ob auch externe Mitglieder zu einer reibungslosen Zusammenarbeit eingeladen werden können oder nicht. Darüber hinaus verfolgen alle Teams ein einheitliches Schema im Aufbau, so dass die Nutzer leichter durch diese navigieren können. Aber auch die Administratoren profitieren von den festgelegten Strukturen, der Aufwand für die Verwaltung hält sich dadurch auch zukünftig im Rahmen.
Schritt 3: Mitarbeiterschulung und interne Kommunikation
Die erfolgreiche Einführung von neuen Arbeitsweisen setzt die Akzeptanz in der gesamten Belegschaft voraus. Aus diesem Grund bilden Schulungen einen festen Bestandteil unseres Neuarbeiten Ansatzes. Bei Thieme wurden Schulungen für zwei Zielgruppen konzipiert.
Die erste diente dazu allen Nutzern Teams näher zu bringen und die Funktionen sowie das erdachte Konzept zu erklären. Die zweite Schulung war an Administratoren und Power User gerichtet. Hier wurde vertieftes Teams-Wissen vermittelt. Ziel dabei war es zu ermöglichen, dass Teams zukünftig selbstständig durch Thieme weiter an deren spezifische Unternehmensanforderungen angepasst werden kann.
Nun verfügt Thieme über eine zeitgemäße Arbeitsumgebung und kann so flexibel auf aktuelle und kommende Herausforderungen reagieren. Davon profitiert das Unternehmen auch in der gegenwärtigen Pandemie und bleibt trotz Lockdown-Regelung produktiv.
„Die Einführung von Teams zusammen mit Join war das mit Abstand erfolgreichste Projekt, welches wir in den letzten Jahren umgesetzt haben. So hat sich knapp ein halbes Jahr nach Implementierung die interne, schnittstellenübergreifende Kommunikation deutlich verbessert und wir können Informationen transparent und jederzeit abrufbar transportieren. Die Verknüpfung zum Microsoft Planner ist ein hilfreiches Tool, um eine Übersicht über seine Aufgaben zu erhalten. Die Mitarbeiter, egal ob alt oder jung, nehmen Teams an und arbeiten gerne mit diesem überaus hilfreichen Tool.“ – Franka Niepmann, Prokuristin bei Thieme