Join entwickelt eine Organisationsplattform für das Ehrenamt
Der Malteser Hilfsdienst ist mit über einer Million Mitgliedern und Förderern einer der großen caritativen Dienstleister in Deutschland. Die katholische Hilfsorganisation ist bundesweit an mehr als 700 Orten vertreten, der christliche Dienst am Bedürftigen steht im Mittelpunkt der Arbeit. Um dem nachzukommen, bedarf es einer ganzheitlichen IT-Lösung, um die Verwaltung der Ehrenamtlichen zu unterstützen.
Mit ARNO ist nicht nur eine Personalverwaltung abgedeckt, sondern ebenso eine Materialverwaltung, eine Dienste- und Einsatzplanung, eine Kontaktverwaltung sowie eine Angebots- und Rechnungsverwaltung.
Was braucht das Ehrenamt?
Hilfsorganisationen haben einen sehr hohen Koordinierungsbedarf. Es ist eine Herausforderung, ehrenamtliche Ressourcen einheitlich und verbindlich zu verwalten sowie Redundanzen zu vermeiden. Organisationsprozesse werden je nach Standort unterschiedlich durchgeführt und nachgehalten.
Die SoCura bietet Organisationen aus Wohlfahrt, Kirche und Gesundheitswesen zuverlässige und präzise Leistungen aus einer Hand. Mit ARNO, der App zur Ressourcenplanung in Non-Profit Organisationen, ist eine Lösung entstanden, mit der die tägliche Arbeit von Ehrenamtlichen unterstützt werden kann. Dabei spielen Effizienz, Leistungsfähigkeit und Qualität eine große Rolle.
Die Entwicklung der Anwendung wurde durch die Join übernommen.
ARNO – die Organisationsplattform
ARNO ist eine Web-Anwendung, mit der Non-Profit-Organisationen die Ressourcen in ihren Gliederungen, Gruppen oder Einheiten sowohl vor Ort als auch organisationsübergreifend verwalten können. ARNO besteht aus verschiedenen Modulen und kann somit für jede Organisation modular so aufgebaut werden, dass genau die Funktionen abgedeckt werden, die letztendlich auch benötigt werden.
Allen Modulen liegt ein komplexes Berechtigungssystem zugrunde, welches es ermöglicht, Rechte und Rollen feingranular zu verwalten, sodass jede/r Nutzer/in exakt auf die Daten zugreifen kann, die er für seine Arbeit benötigt. Die Berechtigungsvergabe erfolgt individuell pro Gliederung bzw. Bereich, sodass Mitglieder, die an mehreren Standorten tätig sind, dort unterschiedliche Rollen einnehmen können.
Das Personalmodul beinhaltet umfangreiche Funktionalitäten zur Verwaltung der Ehrenamtlichen. Hier werden alle Informationen über Qualifikationen, Fortbildungen, Tätigkeiten, Erfahrung und geleisteten Helferstunden der Ehrenamtlichen geführt. Des Weiteren bietet das Modul eine Dateiablage, um verschiedenste Dokumente zu den Mitgliedern abzulegen. Dadurch wird ein eine zentrale und einfache Pflege der Daten von Ehrenamtlichen ermöglicht, sogar wenn sie in mehreren Standorten tätig sind.
Im Materialmodul können verschiedenste Materialien erfasst und verwaltet werden. Die größte Stärke dieses Moduls besteht darin, dass große und heterogene Datenmengen effizient aggregiert werden können. Dadurch ist es möglich über die einfachen Such- und Filterfunktionalitäten hinaus komplexe persönliche Ansichten zu generieren und zu speichern.
Das Veranstaltungsmodul dient der Einsatz- bzw. Dienstplanung und kann auf die Daten sowohl aus dem Personalmodul als auch aus dem Materialmodul zugreifen. So kann der/die Verantwortliche für die Einsatzplanung effizient notwendige Ressourcen planen und organisieren. Außerdem können mehrere Standorte und Bereiche problemlos innerhalb eines Dienstes zusammenarbeiten, da die zur Verwaltung benötigten Daten organisationsweit verfügbar sind.
Das Finanzmodul bietet Funktionalitäten zur effizienten Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Rechnungen. Angebote und Rechnungen können völlig frei und individuell erstellt werden, aber auch aus bestehenden Angeboten, Rechnungen und Diensten erzeugt werden, wobei die Arbeit durch automatisierte Datenübernahme enorm erleichtert wird. Des Weiteren ist es möglich organisations- oder bereichsweit verwaltete Angebots- und Rechnungspositionen zu verwenden, was ebenfalls die Konsistenz und Effizienz steigert. Erfasste Angebote und Rechnungen können als PDF-Dateien exportiert werden. ARNO bietet dafür die Möglichkeit Word-Vorlagen zu hinterlegen, welche beim PDF-Export mit den Angebots- und Rechnungsdaten befüllt werden, sodass das gedruckte Angebot bzw. die gedruckte Rechnung die individuellen Bedürfnisse der Organisationen und ihren Bereichen erfüllt.
Im Kontaktmodul können Organisationen verwaltet werden, mit denen die Hilfsorganisation in verschiedenen Bereichen zusammenarbeitet, zum Beispiel Auftraggeber von Einsatzdiensten, Lieferanten von Materialien oder zuständige Werkstätten zur Wartung von Einsatzfahrzeugen. Des Weiteren können zu diesen Organisationen Ansprechpartner und Kontakte hinterlegt werden.
Die Organisationsplattform ARNO kann von mehreren Hilfsorganisationen verwendet werden, wobei jede Organisation das Design von ARNO individuell auf ihre Farben und auf ihr Logo anpassen kann.
Damit ARNO auch von ehrenamtlichen Helfer/innen genutzt werden kann, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, steht die Plattform auch in englischer Sprache zur Verfügung. Sie kann außerdem durch zusätzliche Sprachen erweitert werden, ohne dass dazu ein Implementierungsaufwand notwendig ist.
Was bedeutet das für Organisationen wie die Malteser?
Mit der Einführung von ARNO werden einheitliche Organisationsprozesse sowie eine einheitliche Verwaltung von Helfer/innen etabliert und abgedeckt. Einsätze und Veranstaltungen können aufgrund der Verfügbarkeit von validen Personaldaten effizient und einfach geplant werden. Im Katastrophenfall können wichtige Informationen schnell eingesehen werden.
Statistiken und Auswertungen sorgen dafür, dass die Arbeit stets weiter optimiert werden kann. Über die reine Effizienz der Organisationsarbeit hinaus, ist es wichtig zu erwähnen, dass dank ARNO auch die rechtlichen Risiken, die mit der der Arbeit des Ehrensamts verbunden sind, erfolgreich minimiert werden können.
In einem ersten Schritt wurde gemeinsam mit dem Malteser Hilfsdienst (Muttergesellschaft der SoCura GmbH) die Plattform weiterentwickelt und flächendeckend im Malteser Ehrenamt ausgerollt. Damit wird bundesweit die tägliche Arbeit der Ehrenamtlichen aus allen Bereichen erheblich erleichtert.
Verwendete Technologien
js, MSSQL, Redis, Azure Cloud Services, Docker