Microsoft 365 for Legal

Legal Operations – Technologie im Rechtsmarkt

Legal Operations - eine etablierte Disziplin in internationalen Rechtsmärkten, die, obwohl sie hierzulande noch in ihren Kinderschuhen steckt, großes Potenzial für die weitere Optimierung von Rechtsabteilungen und deren Zusammenarbeit mit internen und externen Kunden bietet.

Anforderungen an Rechtsabteilungen steigen stetig und gleichermaßen steigen die Erwartungen: Unternehmerische Aspekte der Leistungserbringung wie Effektivität, Effizienz, Kosten und Produktivität bestimmen insofern die Agenden.

Technologie, oder allgemein Digitalisierung, sind maßgebliche Treiber. Viele Mitstreiter haben aus den Erfahrungen der letzten 3-4 Jahre gelernt: Individuelle Lösungen für einzelne Problemstellungen sind dauerhaft nicht zielführend. Komplexität und Kosten steigen, die Akzeptanz bei den Anwender(inne)n und sinkt. Ähnlich wie in anderen Branchen und Einsatzbereichen setzt sich auch im Rechtsmarkt der Trend zu Plattformen, die in den Unternehmen bereits etabliert und akzeptiert sind, durch.

Aus dieser Ausgangslage entstand die Contract Lifecycle Management-Lösung LEDOX365 auf Basis der weltweit verbreiteten Microsoft-365-Plattform.

Why Microsoft 365?

Jede(r) kennt es und wohl die Mehrheit nutzt mindestens eine Anwendung von: Microsoft. Ob Word, PowerPoint oder Excel für Dateibearbeitung, Outlook zur Kommunikation oder SharePoint und OneDrive als Datenspeicher, Microsoft ist Teil der täglichen Arbeit, ob geschäftlich oder privat.

Mit dem pandemiebedingten Home-Office hat sich zudem eine weitere Anwendung fast explosionsartig etabliert: Teams. Von 2017 bis 2021 hat sich die Zahl der täglich aktiven Teams-Nutzer von 2 Millionen auf 145 Millionen weltweit erhöht. Im Sommer 2021 verkündete Microsoft dann die Erreichung des Meilensteins von 250 Millionen monatlichen Nutzer(inne)n.[1]

Teams ist schon lange keine reine Videoconferencing-Plattform mehr: Auf der Ignite 2021, der jährlichen Microsoft-Fachkonferenz, machte der Konzern deutlich: Teams wird zur zentralen Kommunikations- und Kollaborationsplattform ausgebaut, die mittel- bis langfristig viele weitere Microsoft-Anwendungen integrieren wird.
Dabei hat Microsoft im Vergleich zu anderen Anbietern einen erheblichen Vorteil - eine große „eh-da“-Kundenbasis, eine breite Produktpalette und eine tiefe Integration in Unternehmen. Mit einem Marktanteil von 85% in deutschen Unternehmen dominieren Microsoft Office Produkte beim geschäftlichen Anwender.[2] Wer bereits Microsoft nutzt, wird im Zweifel auch weitere Anwendungen nutzen, zumal diese üblicherweise nahtlos in die existierende IT-Infrastruktur integriert sind, über ähnliche Benutzeroberflächen verfügen und vorhandene Sicherheitsstandards einhalten.


[1] https://www.businessofapps.com/data/microsoft-teams-statistics/
[2] https://de.statista.com/statistik/daten/studie/77226/umfrage/internetnutzer-verbreitung-von-office-software-in-deutschland

Warum Microsoft 365 für den Rechtsmarkt?

Egal, welche Studie, die Antwort auf die Frage nach den Prioritäten von Rechtsabteilungen sind ähnlich, wenn auch gelegentlich in abweichender Reihenfolge:

  • Verbesserung des Contract Lifecycle Managements
  • Dokumentenmanagement und -automatisierung
  • Automatisierung von Prozessen
  • Reduzierung von Kosten

 

Jede dieser Prioritäten erfordert den Einsatz von Technologie, bis dato überwiegend von unterschiedlichen Anbietern mit all den bekannten Konsequenzen:

  • Hohe Aufwände und Kosten für die Integration in, bzw. Anpassung an vorhandene Infrastrukturen und Anwendungen
  • Steigerung der Komplexität durch Systembrüche, unterschiedliche Systemunterstützung und User Interfaces
  • Hohe Aufwände und Kosten für die Sicherstellung eines „nahtlosen“ Datenaustauschs zwischen den Systemen
  • Umfangreiche, kosten- und zeitintensive Change-Management-Prozesse zur Steigerung der Akzeptanz bei den Anwendern
  • Kontinuierlicher Wartungs- und Anpassungsaufwand bei Änderungen an einer Anwendung, die sich auf andere Systeme auswirken
  • Oftmals „neue“ Systeme, die in den IT-Abteilungen der Unternehmen nicht bekannt sind und dort zusätzlichen Aufwand und Ressourcenbedarf bedeuten
  • Viele Point Solutions → viele externe Ansprechpartner → erhöhter Kommunikations- und Koordinierungsaufwand

Alle genannten Punkte verstärken den Trend zu Plattformlösungen.

Was bedeutet das nun für den Rechtsmarkt?

Die Nachfrage an MS365-basierten Lösungen für Rechtsabteilungen und Kanzleien wächst stetig und genau hier setzt LEDOX365 an. Die von der Join GmbH für die Merck KGaA entwickelte Contract Lifecycle Management-Lösung auf Basis von Microsoft 365 adressiert die aktuellen Herausforderungen der Stakeholder im Contract Lifecycle-Prozess:

  • Beschleunigte Vertragserstellung: Systemgestützte Erstellung von – durch die Rechtsabteilung freigegebenen – NDAs und Standardverträgen durch Business User
  • Verringerung von Risiken: Die Rechtsabteilung definiert vertragliche Standards, LEDOX365 sorgt für deren Abbildung in den Verträgen und automatisierte Information von z.B. Fristen
  • Transparenz: Ein benutzerfreundliches Dashboard liefert real-time Informationen über Bearbeitungsstände und Vertragsinhalte
  • Verbesserung der Zusammenarbeit: Gemeinsame online-Zusammenarbeit an Verträgen basierend auf vorhandenen 365-Funktionen
  • Hohe Akzeptanz durch verringertes Change-Management: Anwender sind mit den Benutzeroberflächen und der grundsätzlichen Funktionsweise von 365-Anwendungen vertraut
  • Hoher Automatisierungsgrad: Elektronische Signatur und automatisierte Freigabeprozesse beschleunigen den Vertragserstellungsprozess

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