Daten leichter finden? Effektiver arbeiten? Microsoft Search optimal implementieren!

In Unternehmen sammeln sich häufig enorme Mengen von Daten. Die Suche nach bestimmten Quellen – seien es Dateien, E-Mails oder Personendaten – ist oft zeitraubend und ineffektiv. Durch Microsoft Search besteht jedoch die Möglichkeit, Verbindungen zum gesamten Datennetz Ihres Unternehmens zu knüpfen und Informationen übergreifend zu finden. Nutzerinnen und Nutzer müssen nicht mehr von App zu App wechseln, um diese einzeln nach der gewünschten Information zu durchsuchen.

Mit Microsoft Search durchleuchten sie Ihr gesamtes Datennetzwerk einfach global.

Search ist in verschiedenen Microsoft-Produkten und Angeboten bereits integriert – zum Beispiel im Browser Edge, in der Internetsuche Bing.com oder in unterschiedlichen Office-Anwendungen. Noch mehr Effizienz bei der Suche nach Dateien erreichen Sie jedoch mit einer individuellen Anpassung und Erweiterung durch Microsoft Search. Dies kann in drei grundlegenden Implementierungsschritten geschehen.

Microsoft Search Erweiterung – die drei Implementierungsphasen

Phase 1: Initiales Setup

Alle Out-of-the-box-Funktionen sind sofort nutzbar.

  • Einheitliche Suche in Microsoft 365 aus jeder Microsoft-Suchbox heraus in verschiedenen Datenquellen einschließlich SharePoint, OneDrive for Business und Microsoft Exchange Server.
  • Ein verbessertes Verständnis für die Suchabfrage vereinfacht die Suche nach freigegebenen Dateien. Benutzer können Dateien, an denen sie zusammenarbeiten, leichter finden.
  • Intelligente Ranking Algorithmen sortieren die Ergebnisse nach Relevanz, damit der Benutzer die richtigen Informationen, z.B. Richtlinien, Vorteile, Ressourcen, Werkzeuge und mehr, einfach und schnell findet. Eine Adressierung von bestimmten Nutzergruppen, wie z.B. neuen Mitarbeitenden, Remote-Mitarbeitenden oder Gruppen aus verschiedenen geografischen Regionen, ist ebenfalls möglich.
  • Microsoft Search ist standardmäßig aktiviert und jede vorgenommen administrative Anpassung an Microsoft Search wird in allen Apps übernommen, so dass eine einfache Verwaltung über alle Apps hinweg ermöglicht wird.

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Phase 2: Tuning Phase

In dieser Phase können zusätzliche Module und Funktionalitäten eingebunden werden.

Wenn ein Benutzer eine Suche durchführt, verarbeitet und analysiert Microsoft Search diese Suchanfrage und versucht sie auf das Wesentliche zu reduzieren sowie den Suchkontext zu berücksichtigen, um die Suchrelevanz zu erhöhen. Dabei werden künstliche Intelligenz (KI) und verschiedene globale Einstellungen eingesetzt.


Bookmarks (Sponsored Links)

Damit werden Suchende automatisch zu einem vorher definierten Suchergebnis gelenkt. Die relevanteste Information wird immer zuerst angezeigt.


Synonyme

Diese Suchfunktion erweitert die Abfrage, indem Begriffe, die als semantisch gleichwertig angesehen werden, dem eingegebenen Begriff hinzugefügt werden. Der Nutzer findet dann z.B. nicht nur Ergebnisse zum Suchbegriff „Anordnung“, sondern auch zu Synonymen wie „Vorschrift“ oder „Anweisung“.


Raumpläne/Orte

Diese Erweiterung bietet den Suchenden mit einem Klick einen umfassenden Überblick über alle Räume und/oder Bereiche sowie Standorte des Unternehmens.


Q&A

Hier werden grundlegende und häufig aufkommende Fragen zum Unternehmen gebündelt und Antworten zur Verfügung gestellt.

Phase 3: Personalisierung und Anpassung

In dieser Implementierungsphase kann Microsoft Search auf Ihren individuellen Look & Feel angepasst werden. Zusätzlich können Erweiterungen vorgenommen werden.


Individuelles UI & UX

Nutzen Sie diese Erweiterung, um das Nutzererlebnis an Ihr Corporate Design anzupassen. Sie entscheiden, ob das Suchergebnis als Text, Bild, in Form von Metadaten, Previews o.ä. dargestellt wird.


Anbindung von externen Datenquellen

Die Suche kann auch auf externe Datenquellen wie FileShares, SAP oder DMS ausgeweitet werden.

Die Einbindung von Anwendungen außerhalb des Microsoft-Kosmos erfolgt über die Suchendpunkte der Graph API. So kann beispielsweise die externe Personensuche unterstützt oder auf andere Search Based Applications zugegriffen werden.

Ihr Vorteil: Praktischer Nutzen ohne Extralizenz

Eine Erweiterung von Microsoft Search bietet also viele Vorteile, wie die Möglichkeit, Datenquellen aus Drittsystemen einzubinden, das Suchmodell beliebig zu individualisieren und zu präzisieren oder das Layout an Ihr jeweiliges Firmen-CD anzupassen. Das Beste dabei: Sie müssen keine Extralizenz erwerben.

Wir helfen bei der Optimierung

Das Wissen von Unternehmen ist heute oft über viele komplexe Datenquellen verteilt. Auf diese schnell und umfassend zugreifen zu können, ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Wir unterstützen Sie dabei, die Microsoft Search Erweiterungen optimal zu konfigurieren. Denn: Haben Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen leichten Zugang zum Unternehmenswissen, können sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und diese effektiver ausführen.

Haben wir Sie überzeugt?

Wollen Sie Suchprozesse in Ihrem Unternehmen optimieren? Dann vereinbaren Sie gleich ein Beratungsgespräch mit uns.


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