Intranet mit Office 365 für die VNG AG

Unternehmen stehen in der heutigen Zeit vor der Herausforderung, dass intern viele parallel existierende Plattformen genutzt werden, auf denen in unterschiedlichster Art ein Informationsaustausch und Projektarbeit stattfindet. Oft fehlt ein zentraler Überblick für wichtige, relevante Informationen. Die Mitarbeiter müssen sich ständig erneut alle notwendigen Daten heraussuchen. Es mangelt an einem zentralen Dashboard für die digitale Zusammenarbeit.

Ein Intranet ist wie ein digitaler Arbeitsplatz einer Organisation. Zusammengeführt auf einer interaktiven Plattform enthält es alles, was ein Mitarbeiter für seine tägliche Arbeit benötigt. Durch moderne Kommunikationskanäle wird eine gezielte Service-, Informations- und Wissensverteilung erreicht. Die Interaktion zwischen Management und Mitarbeitern wird mithilfe von übersichtlichen Dokumentenablagen sowie der Zusammenarbeit an Aufgaben und Projekten verbessert.

Eine Intranetlösung mit Zukunft

Auch bei VNG, dem europaweit aktiven Gaskonzern mit den Geschäftsbereichen Gashandel und Vertrieb, Gastransport, Gasspeicherung und Biogas, spielt ein unternehmensübergreifendes Intranet eine zentrale Rolle im Rahmen der internen Konzernkommunikation. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Leipzig besitzt mehrere Tochterunternehmen und beschäftigt derzeit rund 1200 Mitarbeiter. Die Herausforderung im gemeinsamen Projekt bestand darin, die bestehende Intranet Plattform abzulösen und gleichzeitig die Organisation sowie Inhaltsstruktur des Intranets zu überarbeiten.

Ebenso sollten die weitreichende Nutzung über eine moderne Plattform mit entsprechenden Sicherheitsmechanismen erreicht werden. Es galt daher zu Beginn, schnell eine Lösung zu finden, um zuerst mit Blick auf die Anforderungen eine Plattformentscheidung treffen zu können. Auf VNG-Seite wurden daher verschiedene Produktlösungen, aber auch die Option der Nutzung eines Ökosystems, wie Office 365 als Alternativen evaluiert. Unter den angefragten Anbietern befand sich auch die Join GmbH, welche als beratende Instanz für ein Intranet mit Office 365 in Frage kam.

Mit Blick auf die Unternehmensstrategie und den gleichzeitig dazu passenden Möglichkeiten für die zukünftige Zusammenarbeit der Mitarbeiter innerhalb von Office 365, entschied sich das Unternehmen gegen eine, möglicherweise mit Mehrkosten verbundene, Produktlösung und für den Aufbau eines SharePoint-basierten Intranets. Hier waren sowohl die Ergebnisse der vorausgegangenen fachlichen Workshops als auch die wirtschaftliche Betrachtung sowie der mögliche Zeithorizont ausschlaggebend.

Bereitstellung des Intranets in Rekordzeit

Aufgrund der gründlichen Vorbereitung und inhaltlichen Bestandsanalyse sowie internen Workshops und Umfragen seitens VNG war es möglich, die Grundstruktur und Inhaltsbereiche des neuen Intranets innerhalb von zwei Wochen bereitzustellen, so dass bereits zu diesem Zeitpunkt die inhaltliche Arbeit der Redakteure beginnen konnte. Dies wirkte dem bestehenden Zeitdruck entgegen und ermöglichte eine zügig beginnende Migration des Intranets von VNG sowie schnell erste sichtbare Ergebnisse.

Im weiteren Verlauf konnten zuvor gespeicherte Informationen übertragen und schon vorhandenes Wissen über beispielsweise Projektvorgehensweisen, Normen sowie Standards sichergestellt und auch in der Darstellung optimiert und organisiert werden.

Dieser Zeitgewinn und die schnelle Umsetzung sowie Migration basierten auf der hervorragenden Organisation und konzeptionellen Analyse der Inhalte im Vorfeld. Dies spielte besonders für die verschiedenen Tochterunternehmen und deren zukünftige Sichtbarkeit in der Firmengruppe eine wichtige Rolle.

Quelle: © VNG/Torsten Proß, Jeibmann Photografik

Eine Plattformlösung mit vielen Vorteilen

Entstanden sind globale Intranet-Themenbereiche wie Human Ressource Management, Mitarbeitergesundheit und interne Services sowie ein verteiltes News-Modell für die interne Kommunikation. Außerdem kann sich jeder Unternehmensbereich selbst mit eigenen Inhalten darstellen und diese auch selbst verwalten.

Ein Vorteil eines Intranets auf Basis von Office 365 ist sowohl die einmalige Anmeldung als Authentifizierung zur Nutzung der gesamten Office 365 Dienste, als auch seine Darstellungsmöglichkeit auf allen möglichen Endgeräten. Letzteres realisierte automatisch eine mobile Erreichbarkeit des Intranets. Weiterhin regeln die Möglichkeiten eines detaillierten Berechtigungsmanagements den Zugriff auf Informationen individuell für jeden Nutzer und eine globale Suchfunktion ermöglicht eine schnelle Recherche und relevante Informationszugriffe.

Einen wichtigen Aspekt während des gesamten Projektverlaufs stellte die Einbeziehung aller Beteiligten im Projektteam bei VNG dar. Diese interdisziplinäre Zusammensetzung machte es möglich, viele Aufgabenpakete parallel zu bearbeiten sowie Entscheidungen fachbereichsübergreifend schneller zu treffen. Join stand der internen IT-Abteilung sowie einzelnen Mitarbeitern von VNG über den gesamten Prozess hinweg beratend zur Seite. Dadurch wurde nicht nur die Umsetzung gemeinsam vorgenommen, sondern auch systematisch ein Verständnis für die Möglichkeiten des Office 365 Ökosystems und der darin umgesetzten Intranet-Plattform geschaffen. Dieses Zusammenspiel führte dazu, dass das Projekt in einer kurzen Zeit von drei Monaten erfolgreich abgeschlossen werden konnte.

Kontinuierliche Weiterentwicklung des Intranets gesichert

Damit ist das VNG-Team jetzt in der Lage, das eigene Intranet inhaltlich und strukturell selbstständig zu erweitern oder gewünschte Anpassungen vornehmen zu können. Gleichzeitig können so eigenständig jederzeit neue Features der Office 365 Plattform als Weiterentwicklung eigenverantwortlich einbezogen werden.

In Zukunft wird Join dem VNG-Konzern neben der strategischen Beratung zu Office 365 auch in den Themenbereichen der IT-Security und Compliance unterstützen, da die bereits vorhandenen Grundfunktionen und Sicherheitseinstellungen ausreichend verstanden werden und deren Möglichkeiten für VNG angepasst werden können, damit sowohl Identitäten als auch Dateien und Inhalte im notwendigen oder gewünschten Umfang geschützt sind. Mit unserer jahrelangen Erfahrung in unternehmensinterner und -übergreifender Kommunikation war es möglich, die individuellen Kundenbedürfnisse von VNG professionell umzusetzen und sie von uns zu überzeugen.