Digitales Teamwork mit Microsoft 365 – SSV Technik vernetzt sich agil in Kundenprojekten

Für anspruchsvolle Industrieunternehmen sind Kundennähe, Flexibilität, individuellLösungen und hervorragende Service-Qualität wesentliche Kriterien in der LieferantenauswahlDie SSV Technik vernetzt sich für die optimale Teile-Versorgung mit ihren Industriekunden agil über die digitale Collaboration Plattform Microsoft 365. Dadurch bietet Sie ihren Kunden entscheidende Vorteile. Wir von Join haben die SSV Technik bei Einführung und Rollout ihrer Digitalisierungsstrategie mit unseren NEUARBEITEN-Services beraten und begleitet. 

Als System-Versorgungsunternehmen für industrielle Fertigungsbetriebe hat die SSV Technik ein einzigartiges System entwickelt. Dieses kann im weitesten Sinne als Vollversorgung von Industrieunternehmen bezeichnet werden. Durch die Aufstellung von elektronischen Materialausgabesystemen stehen produzierenden Industrieunternehmen alle benötigten Teile rund um die Uhr zur Verfügung. So realisiert die SSV Technik für ihre Kunden enorme Einsparpotenziale bei Prozess-, Lager- und Beschaffungskosten. 

Produktive Prozesse und effiziente Kommunikation mit Microsoft 365  

Moderne Arbeitsweisen, Vernetzung und effektive Kommunikation sind das Rückgrat und ein wesentlicher Treiber bei der Digitalisierung. Um die interne und externe Zusammenarbeit für und mit ihren Kunden optimal zu gestalten, hatte die SSV Technik bereits Microsoft 365 im Unternehmen eingeführt. Dabei lag der Fokus zunächst auf der technischen Ebene, was zu fehlender Akzeptanz und Nutzung bei den eigenen Mitarbeitern führte.  

Um das volle Potential der digitalen Collaboration Plattform auszuschöpfen, wurden die Digitalisierungs-Experten von Join hinzugezogenMit dem Servicepaket NEUARBEITEN bieten wir Unternehmen die optimale Unterstützung bei der Entwicklung und Einführung individueller Digitalisierungsstrategien und -werkzeuge.  

Gestartet sind wir initial mit einem Anforderungsworkshop mit der Geschäftsführung und den ITVerantwortlichen der SSV Technik. Gemeinsam haben wir eine Vorgehensweise entwickelt, um zwei Ziele zu erreichen: Erstens sollte die Zusammenarbeit mit Kunden im Projektgeschäft verbessert und zweitens die interne Kommunikation optimiert werden. Bereits ab Stunde 0 nutzen wir hier mit allen Projektbeteiligten die moderne Zusammenarbeitsplattform über Microsoft Teams für die Kommunikation. Außerdem verwendeten wir die Plattform für die gemeinsame Bearbeitung und Austausch von Dateien, Notizen und Präsentationen. Zudem wurde gemeinsam entschieden, alle kommenden Workshoptermine bei SSV als offene Termine zu kommunizieren. Dies ermöglicht stets die Teilnahme von interessierten und motivierten Mitarbeitern.

Vernetzte Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor im Projektgeschäft der SSV Technik 

Die Anwendung Teams aus der Microsoft 365 Suite ist das ideale Werkzeug für effektive Kommunikation und Zusammenarbeit in Kundenprojekten. Um diese und andere Apps für die konkreten Anforderungen der SSV Technik und ihrer Kunden sinnvoll zu strukturieren und eine Nutzungsempfehlung für die individuellen Prozesse und Abläufe bei SSV abgeben zu können, wurden mehrere Kundenteams aktiv in die Entwicklung eingebunden. So werden direkt mit der Beteiligung der späteren Endanwender sinnvolle Vorgehensmodelle, Abläufe und Strukturen auf den verschiedenen betroffenen Arbeitsebenen definiert 

Neben den Prozessen rückte auch das operative Aufgabenmanagement in den Fokus. Die auf verschiedene Personen verteilten Outlook-Aufgaben der einzelnen Teammitglieder in Kundenprojekten wurden durch den Microsoft Planner abgelöstDadurch sind Aufgaben für jeden im Team zentralisiert und transparent einsehbarZum Start eines SSV Kundenprojektes sind im eigenen Standardprozess ca. 150 Aufgaben definiert. Diese sind jetzt bei jedem neuen Projekt automatisch im Planner vorhanden und können von allen Beteiligten organisiert werden.  

Durch die Einbindung des Aufgabenmanagements in Microsoft Teams wurden dieses mit der Kunden– und Teamkommunikation zusammengefasst. Dadurch sind auch die gemeinsam bearbeiteten Dateiinhalte überall verfügbar. Alles nur einen Mausklick entfernt.  

Nach der erfolgreichen Finalisierung aller Faktoren für die Team(s)-Zusammenarbeit in Kundenprojekten bei SSV wurden mehrere Einführungsveranstaltungen angeboten und durchgeführt. Dies geschah für alle Mitarbeiter gemeinsam mit der Geschäftsführung und der IT.

Optimales Wissensmanagement im Intranet 

Passend zum hochmodernen Firmengebäude sollte auch eine moderne Intranetlösung entstehen, welche allen Mitarbeitern die für sie relevanten Informationen bereitstellt. Diese trägt zur generellen Verbesserung der internen Kommunikation, sowie mobiler Erreichbarkeit bei. Das Intranet enthält nun im modernen Layout neben den Unternehmensnachrichten, zentralen Terminen und Events auch einen FAQ-Bereich mit internen Anweisungen und Regelungen für alle Mitarbeiter. Darüber hinaus sind dort Templates, Formulare und Präsentationen jederzeit in der aktuellen Version abrufbar.  

Zusätzlich können die einzelnen Organisationseinheiten der SSV Technik jetzt auch über ihre jeweilige Microsoft Teams Plattform eigenständig Nachrichten im Intranet veröffentlichen. Damit wird eine individuelle Darstellung und Gestaltung der verschiedenen Bereiche ermöglicht.

Neue Potentiale durch Teamwork 

Dank des erfolgreichen Einführungsprojektes und der professionellen Begleitung der NEUARBEITEN-Spezialisten von Join, wurden die Produktivitätsgewinne und die wachsende Kundenzufriedenheit durch das bessere Teamwork von Anfang an direkt sichtbar. Und das Beste ist: auch die Mitarbeiter erleben die Vorteile und sind hochmotiviert“, resümiert Danika Mönch, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung der SSV Technik den gemeinsamen Erfolg. 

Wir unterstützen Sie bei Ihrer Organisationsumgestaltung und helfen Ihnen neue Wertschöpfungsformen in den täglichen Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeiter zu etablieren.
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