Revisionssichere Archivierung mit Microsoft 365: Effizient und Benutzerfreundlich
Die Verwaltung von Eingangsrechnungen und anderen Dokumenten ist eine zentrale Herausforderung für Unternehmen jeder Größe. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden, und die Revisionssicherheit muss gewährleistet sein. Ohne ein effizientes System zur Archivierung und Verwaltung dieser Dokumente kann es schnell zu Verzögerungen, Fehlern und rechtlichen Problemen kommen. Unsere Lösung für eine revisionssichere Archivierung mit Microsoft 365 bietet dir einen effizienten und benutzerfreundlichen Ansatz, um diese Herausforderungen zu meistern.
7 Gründe warum eine revisionssichere Archivierung wichtig ist
1. Nutzung der vertrauten Microsoft Teams-Umgebung
Durch die Integration von Teams in den Archivierungs-Workflow kannst du Dokumente direkt aus Chats heraus archivieren, was die Zusammenarbeit erleichtert und sicherstellt, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Teams bietet eine zentrale Plattform, über die deine Mitarbeiter Dokumente einfach hochladen, teilen und archivieren können.
2. Langfristige Lesbarkeit durch PDF-Konvertierung
Um sicherzustellen, dass Dokumente auch in Zukunft lesbar bleiben, bieten wir dir die Möglichkeit, diese in ein langfristiges PDF-Format zu konvertieren. Dieses Format ist weit verbreitet und entspricht den gesetzlichen Anforderungen. So stellst du sicher, dass deine Dokumente auch in vielen Jahren noch problemlos geöffnet und gelesen werden können.
3. Anreicherung von Dokumenten mit Metadaten
Eine effiziente Dokumentenverwaltung erfordert mehr als nur die bloße Speicherung von Dateien. Durch die Anreicherung von Dokumenten mit Metadaten wird die Suche und Verarbeitung erheblich erleichtert. Metadaten-abhängige Zugriffsrechte kannst du optional definieren, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben. Dies erhöht die Sicherheit und Effizienz bei der Dokumentenverwaltung.
4. Flexible Definition von Aufbewahrungsfristen
Unsere Lösung ermöglicht dir die flexible Definition von Aufbewahrungsfristen, die je nach Projekten oder Dokumententypen variieren können. Nach Ablauf der festgelegten Frist erfolgt eine automatische oder workflow-gesteuerte Löschung der Dokumente. Diese Funktion gewährleistet, dass keine veralteten Dokumente unnötig Speicherplatz beanspruchen.
5. Zentrale Archivsuche für schnellen Zugriff
Mit der zentralen Archivsuche sparst du Zeit und erleichterst das Auffinden von Dokumenten. Die Suchfunktion ermöglicht sowohl eine Volltextsuche als auch die Suche anhand von Metadaten. Dadurch findest du gesuchte Dokumente schnell und unkompliziert.
6. Erweiterbarkeit mit Power Automate
Die Integration von Power Automate bietet dir flexible Erweiterungsmöglichkeiten. Automatisiere Prozesse und passe Workflows an deine spezifischen Bedürfnisse an, um die Effizienz deiner Dokumentenverwaltung weiter zu steigern. Power Automate ermöglicht die Erstellung maßgeschneiderter Workflows, die genau auf deine Geschäftsprozesse abgestimmt sind.
7. Nutzung von Microsoft 365 Bordmitteln
Im Gegensatz zu anderen Lösungen, die spezielle Archivierungssoftware erfordern, nutzen wir die Bordmittel von Microsoft 365. Dies ist nicht nur kostengünstiger als das M365-Purview-Record-Management, sondern erfordert auch keine E5-Lizenz. Durch die Nutzung der vorhandenen M365-Tools sparst du Kosten und profitierst von der nahtlosen Integration in deine bestehende IT-Infrastruktur.
Praktisches Beispiel: Langfristige Archivierung von Eingangsrechnungen
Ein praktisches Beispiel für die Anwendung unserer Lösung ist die langfristige Archivierung von Eingangsrechnungen. Mit M365 SharePoint und kundenspezifischen Anpassungen kannst du PDF-Eingangsrechnungen automatisiert aus einem dedizierten Rechnungseingangskonto extrahieren und mit strukturierten Metadaten anreichern. Kundenspezifische Workflows, wie die Freigabe von Eingangsrechnungen, kannst du per Power Automate steuern. Die revisionssichere Archivierung erfolgt durch SharePoint-Retention-Policies und Labels, und die automatische Löschung nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsfristen ist gewährleistet.
Die 10 Grundsätze zur Revisionssicherheit
- 1. Ordnungsgemäße Aufbewahrung: Jedes Dokument muss nach den gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften aufbewahrt werden (es wird unterschieden, ob ein Dokument aufbewahrungswürdig und/oder aufbewahrungspflichtig ist. Das heißt nicht jedes Dokument ist grundsätzlich aufbewahrungspflichtig).
- 2. Vollständige Archivierung: : Kein Dokument darf auf dem Weg in das Archiv oder im Archiv verloren gehen.
- 3. Zeitgerechte Archivierung:Jedes Dokument ist zum organisatorisch zeitgerechtesten Zeitpunkt zu archivieren.
- 4. Unveränderbarkeit: Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
- 5. Zugriffssicherheit: Dokumente dürfen nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden können.
- 6. Schnelle Auffindbarkeit: Jedes Dokument muss in angemessener Zeit recherchiert und angezeigt werden können.
- 7. Schutz vor unberechtigtem Löschen: Das unberechtigte und/oder unnachvollziehbare Löschen von Dokumenten muss ausgeschlossen sein.
- 8. Protokollierung von Änderungen: Jede ändernde Aktion im digitalen Archiv muss nachvollziehbar protokolliert werden.
- 9. Prüfbarkeit:Das gesamte Archivierungssystem muss von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden können.
- 10. Einhaltung bei Migrationen: Bei Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller Grundsätze sichergestellt sein.
Unsere Lösung: Effiziente Archivierung mit Microsoft 365
Die Implementierung einer langfristigen, revisionssicheren Archivierung mit Microsoft 365 vereinfacht die Verwaltung und Suche von Dokumenten erheblich. Unsere Lösung sorgt dafür, dass deine Dokumente sicher, übersichtlich und gesetzeskonform verwaltet werden. Die automatische Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen stellt sicher, dass keine veralteten Dokumente gespeichert bleiben.
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