Join ermöglicht ein neues Intranet, das 60 Redakteur*innen und 550 Lesende glücklich macht

© ONTRAS
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ONTRAS betreibt das 7.700 Kilometer umfassende Fernleitungsnetz in Ostdeutschland und verantwortet den zuverlässigen und effizienten Transport gasförmiger Energie. Sie gestaltet den Energiemarkt der Zukunft aktiv mit, bringt Ideen ein und entwickelt nachhaltige Lösungen für ihre Infrastruktur. Dabei setzt ONTRAS auf eine zuverlässige Technik, langjährige Erfahrung und das wichtigste Asset: ein engagiertes Team! ONTRAS hat es sich zur Aufgabe gemacht, den Mensch in den Mittelpunkt zu stellen. Damit richtet sie ihren Fokus auf diesen und schafft den Rahmen und den Raum für Zufriedenheit und Motivation. Das gemeinsame Arbeiten erfordert ein neues Miteinander, insbesondere durch die Herausforderungen des digitalen Wandels.

Um die Infrastruktur bereit für eine erneuerbare Gasversorgung zu machen, plant und realisiert ONTRAS gemeinsam mit Partnerunternehmen zahlreiche Projekte. Fokus legt ONTRAS jedoch nicht nur auf das eigentliche Kerngeschäft, sondern auch auf bestmögliche Voraussetzungen effizient, transparent und vernetzt miteinander zu arbeiten sowie Wissen und Informationen umfangreich zur Verfügung zu stellen und im Unternehmen zu teilen.

Im Zuge der Einführung von Microsoft 365 war es die Aufgabe der Join GmbH, die interne Kommunikationsplattform “ONTRAS.Connect” auf Basis von SharePoint Online in der ONTRAS-Gruppe neu zu gestalten. Die angestrebte Intranet-Lösung sollte modular erweiterbar sowie auch von mobilen Geräten aus erreichbar sein. Wichtig war hierbei, alle Nutzenden aus allen Fachabteilungen der ONTRAS-Gruppe mit einzubeziehen, um eine möglichst hohe Nutzerzufriedenheit der neuen Lösung sicherzustellen. Um dieses zu erreichen, wurden in einer Konzeptionsphase zunächst zwei Discovery Workshops durchgeführt, um die Schwachstellen des Altsystems zu identifizieren. In dieser Phase konnten Wünsche der Nutzenden aufgenommen werden, um diese später zu erfüllen. Ein agiles Vorgehen und ein stetiger Austausch zwischen ONTRAS und Join ermöglichten es das neue Intranet problemlos zu implementieren.

Durch den Wechsel von SharePoint on premise auf SharePoint Online können nun alle Nutzenden, welche sich aus ca. 60 Redakteur*innen und 550 lesenden Mitarbeiter*innen zusammensetzen, auch von ihren mobilen Endgeräten aus auf das Intranet ganz bequem per SharePoint-App zugreifen. Ihnen bietet sich mit SharePoint Online nun eine einfachere, modernere und individualisierbare Benutzeroberfläche und die bildhafte Darstellung einzelner Themen sowie die neue Dokumentensuchfunktion sorgen für eine deutlich verbesserte Auffindbarkeit von Dateien. Durch die mobile Erreichbarkeit des Systems und die „Abo-Funktion“ bleiben alle Mitarbeitenden der ONTRAS-Gruppe stets auf dem neusten Stand – auch von unterwegs aus.

Auch die Redakteur*innen können mit dem neuen System effizienter arbeiten. So ermöglicht ONTRAS.Connect auf SharePoint Online-Basis ein schnelleres Erstellen von Seiten und bietet mehr Flexibilität bei der Gestaltung. Zudem ist die Backend-Verwaltung einfacher geworden und die sehr seltenen Problemmeldungen verdeutlichen die Beständigkeit des Systems.

„Wir haben mit dem neuen ONTRAS.Connect ein Intranet geschaffen, welches sich sehr gut in die Microsoft365-Landschaft von ONTRAS einbettet und viele Vorteile für unsere Nutzer*innen und Redakteur*innen bietet. Die Vielfalt & Flexibilität des Erscheinungsbildes bringt nicht nur beim Redaktionsteam, sondern auch vor allem beim Nutzenden Abwechslung. Der nun einfachere Zugriff auf das Intranet von unterwegs aus und die Abofunktion schafft deutliche Mehrwerte“

– Peggy Werner, ONTRAS Unternehmenskommunikation

 

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