Organisationsumgestaltung durch Digitalisierung bei Pollmeier


Pollmeier Digitalisierung

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren maßgeblich Einfluss auf das Leben der Gesellschaft genommen. Die technologischen Entwicklungen verändern die Art der Kommunikation, Informationsweitergabe sowie des Wissenskonsums. Auch Unternehmen werden zunehmend von der digitalen Transformation geprägt und müssen langfristig ihre Organisation an den digitalen Wandel anpassen, um am Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Dazu gehört oft eine vollumfängliche Organisationsumgestaltung. Denn Unternehmensdigitalisierung ist mehr als nur ein IT-Projekt. Sie steht für eine moderne Form des Arbeitens, einen zeitgemäßen Führungsstil und eine unternehmensweite Technologie, die immer auf dem neusten Stand ist.

Die Pollmeier Massivholz GmbH & Co. KG hat sich 2016 für eine sorgfältige Restrukturierung ihrer Digitalisierungsstrategie entschieden und setzt dabei auf die Unterstützung der Join GmbH und deren Service NEUARBEITEN.

Schaffung einer technischen Basis unter Einbezug der Mitarbeiter

Pollmeier ist ein internationaler Laubholzverarbeiter, welcher neben seiner Zentrale im thüringischen Creuzburg mehrere Standorte in Deutschland und International besitzt. Aus diesem Grund sind auch deren zahlreiche Mitarbeiter durch räumliche Distanzen getrennt. Um eine effektive und schnelle Arbeitsweise zu erlangen, gilt es deshalb eine effiziente Plattform zum Wissensmanagement sowie kollaborativen Austausch zu finden. Geplant war dafür der Einsatz eines neuen Intranets auf Basis von Microsoft 365 im gesamten Unternehmen. Zuvor musste jedoch als Grundlage die technische Umstellung der vorhandenen Groupwise Collaborations-Infrastruktur sowie des Novell eDirectories auf Microsoft Technologie erfolgen.

Dafür wurde eine Migration aller Groupwise Daten (Mailings, Kalender, Notizen sowie der Dokumentenverwaltung) zu Microsoft Exchange konzipiert und durchgeführt. Eine besondere Herausforderung dabei stellte die Umstellung der Mitarbeiter auf das neue System dar. Neben den technischen Umstrukturierungen innerhalb einer Organisation, müssen vor allem die Mitarbeiter bewusst und aktiv in die Gestaltung mit einbezogen werden. Vor diesem Hintergrund wurden an den verschiedenen Standorten die Mitarbeiter in Arbeitsgruppen eingeteilt, welche anschließend von Beratern der Join GmbH einzelne Schulungen erhielten. Dort lernten sie neben den vorgenommenen technologischen Veränderungen auch den Umgang mit den Programmen kennen. Zeitgleich zu den zwei- bis dreistündigen Schulungen wurden bereits die entsprechenden Systeme im Unternehmen umgestellt. Dies hatte zur Folge, dass die Mitarbeiter nach der Einweisung gleich ihr gelerntes Wissen anwenden und sich im neuen System anmelden konnten.

Einführung des Intranets für bessere Zusammenarbeit

Nach der Schaffung einer technischen Basis machten sich die Mitarbeiter von Pollmeier nun daran, zusammen mit der Join GmbH ein neues Intranet mit Microsoft 365 aufzubauen. Neben dem Ziel vorhandenes Wissen durch eine einheitliche Ablage zu sichern, stand das effizientere Arbeiten durch die Reduktion des Mail-Aufkommens und der „Papier-Prozesse“ im Vordergrund. Außerdem wurden flexible Arbeitsmöglichkeiten durch einen mobilen Datenzugriff geschaffen. Zugleich ermöglicht ein gemeinsam genutztes Intranet die umfassende Bereitstellung von Informationen an allen Standorten für alle Mitarbeiter und erzeugt einen Raum für gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten.

Im nächsten Schritt wurde die bestehende Kommunikationsplattform Skype for Business abgelöst und durch Microsoft Teams ersetzt. Dadurch können Mitarbeiter nicht nur intern miteinander kommunizieren und Dokumente teilen, sondern auch mit externen Partnern interagieren. In Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der Pollmeier werden anschließend verschiedene Inhalte und Templates konzipiert, um Workflows noch effizienter und einfacher zu gestalten.

Digitalisierung gemeinsam gestalten

Die Besonderheit an unserem Neuarbeiten Ansatz liegt bei der Befähigung von Unternehmen selbstständig an der Microsoft 365 Plattform zu arbeiten, neue Ideen zu entwickeln und anschließend umzusetzen. Wir möchten unser Interesse und unser Wissen an die einzelnen Mitarbeiter weitergeben, sodass sie schlussendlich Ihre Organisation selbst vorantreiben können und ein Verständnis für Systeme und Dienste entwickeln.

„Die Join ist ein stetiger Begleiter unserer Digitalisierungsstrategie. Durch die erfolgreiche Vermittlung der technischen Veränderung an unsere Mitarbeiter ist es der Join gelungen, sichere sowie grenzenlose Zusammenarbeit zu ermöglichen und gleichzeitig genügend Freiraum für eigene Ideen und Möglichkeiten zu schaffen.“
Sven Raab, IT Pollmeier Gruppe

Sie sind auch gerade auf der Suche nach einer passenden Digitalisierungsstrategie, welche individuell zu ihrem Unternehmen passt? Unser Neuarbeiten Team hilft Ihnen gern bei der Umsetzung! Erfahren Sie hier mehr zum Thema Neuarbeiten.